Tenir une comptabilité d'association avec un tableur

Pourquoi pas tenir la comptabilité sur tableur, plutôt que de payer un logiciel spécialisé ou un cabinet comptable ?
Si l'exemple présenté ici vous parait trop complexe, commencez par tenir une comptabilité personnelle sur tableur.

Une petite association (100 000 € de CA, dispensée de TVA) payait 3000 € par an à un cabinet comptable pour établir une fiche de paie et produire ses comptes annuels. La secrétaire passait beaucoup de temps à lui envoyer les pièces comptables et à discuter les cas posant problème. Personne ne regardait les comptes (des listings illisibles), l'impression d'avoir respecté les obligations légales rassurait.

J'ai transposé sur tableur et enrichi ce qui se faisait.
Finies les navettes de pièces comptables. Une unique saisie permet à la fois de sortir au fil de l'eau le compte d'exploitation, de suivre la trésorerie, de pointer les relevés bancaires, d'avoir une comptabilité analytique, de comparer la situation en cours avec celle de l'an passé à la même date....
Les comptes sont devenus gratuits et utiles, en y passant moins de temps.

Le cas de la fiche de paye a été résolu avec les chèques emplois associatifs : la réglementation est tellement complexe et changeante que j'ai renoncé à la comprendre.

Vous pouvez télécharger un exemple un peu simplifié et commenté de cette comptabilité, soit au format LibreOffice (ComptaAssociation.ods), soit au format Excel (ComptaAssociation.xls).

• Elle utilise une fonction géniale : =SOMMEPROD(). Cette fonction est qualifiée de fonction matricielle dans l'aide d'Excel et de LibreOffice. Ce jargon décourage. Tapez SOMMEPROD dans un moteur de recherche, passez 1/2 heure pour comprendre et gagnez rapidement des heures !
• J'ai exploité moi-même cette comptabilité pendant 8 ans. Une autre personne, à l'aise avec un tableur, a pris la suite sans difficulté.
• Quand les diverses tâches (achats, autorisation et paiement des dépenses, remise des chèques en banque, rédaction des pièces comptables, caisse, saisie sur tableur...) sont réparties sur plusieurs personnes, le processus doit être bien organisé.
• Il est des vendeurs de logiciels comptables qui critiquent dans leur publicité les solutions "tableur" : ils redoutent cette concurrence parce qu'ils en ont compris les avantages.
• L'AG de l'association apprécie des comptes simples et en rapport avec l'activité, mais il y a sûrement des choses qu'un expert comptable pourrait critiquer. Cette solution ne serait sans doute pas suffisante pour une association beaucoup plus grosse (devant faire certifier ses comptes) ou recevant des aides de l’État.

Pour les très petites associations

• Copier sur tableur le relevé bancaire à partir du site internet de la banque (le compléter environ une fois par mois)
• Rajouter quelques colonnes (par exemple : numéro de pièce comptable, rubrique, observations). On pourra bien sûr éclater une ligne du relevé bancaire en plusieurs, s'il faut plus de détails.
• Faire un tableau de synthèse donnant les recettes et des dépenses par rubrique. La fonction =SOMMEPROD(), une fois comprise, permet de le faire très simplement.

Remarques :
Numéroter les pièces comptables est important et commode.
Les pièces pourront être dématérialisées (scannées) et stockées en ligne pour travailler à plusieurs (président, secrétaire, trésorier...).
Une caisse en liquide est difficile à maîtriser. Mieux vaut s'en passer. Si nécessaire, une personne peut payer en liquide et se faire rembourser (ticket, facture ou autre justificatif).